Az SAP a hatékony közigazgatás garanciája Európa-szerte

Egyre több központi és regionális kormányzat ismeri fel Európa-szerte az integrált gazdálkodási rendszerek nyújtotta előnyöket és alkalmazza azokat. Az osztrák kormány 1997-ben indította azt a projektet, amelynek keretében a központi közigazgatási szervek elektronikus költségvetési és ügyviteli folyamatai egy rendszerbe integrálódtak. A reform szükségességének felismerése után első lépésként országszerte leállítottak mindennemű saját fejlesztést, jogszabályban rögzítették a pénzügyminisztérium jogkörét, megakadályozva ezzel, hogy az egyes intézmények a jövőben saját hatáskörben szerezzenek be különböző, egymással nem kompatibilis és ezáltal nem vagy csak rendkívül költséges megoldás útján integrálható rendszereket. Ausztriában mára már 12 minisztérium és 6 kormányszerv 135 főosztálya, 4000 felhasználó az SAP HR-rendszerének adataiból dolgozik. A rendszer 190 ezer köztisztviselő és 90 ezer nyugdíjas teljes körű adatait tárolja. Az informatikai megoldás képes tehát a központi közigazgatásban dolgozók és a költségvetési intézmények személyügyi adatainak együttes kezelésére a minisztériumoktól az iskolákon és a bíróságokon át, egészen a rendőrkapitányságokig. Évi 30 millió euró megtakarítás Az osztrák közigazgatás reformja a HR-rendszerek modernizációján túl az egyéb rendszerek felülvizsgálatát is jelentette. Az osztrák kormányzat pénzügyi rendszereinek SAP-megoldásokkal való korszerűsítése és az egyéb átalakítások, az egészében közel 70 millió eurós beruházás 1998-2007 között 400 millió euró megtakarítást eredményezett. Azaz az eltelt kilenc év alatt összesen nettó 330 millió, nagyjából évi nettó 30 millió euró értéket teremtett az osztrák költségvetés számára. Minta az államigazgatás reformjáhozA 2004 nyarán megkezdett projekt keretében kiépített, méreteiben nemzetközi szinten is csaknem példa nélkül álló új rendszer mintegy 55 ezer MÁV-alkalmazott adatait, oktatási-képzési terveit, bérét és egyéb juttatásait képes integráltan kezelni és menedzselni. A többfordulós közbeszerzési eljárás keretében az SAP által elnyert projekt jelentőségét jelzi, hogy a MÁV rendszerét szinte minden HR-feladatkör ellátására fel kellett készíteni, amire nem csupán Magyarországon, de nemzetközi szinten is kevés példa akad. A projekt első fázisként 2005 áprilisáig az oktatást menedzselő e-Learning rendszert vezette be az SAP, amelynek segítségével a MÁV elindíthatta távoktatási programját. Az oktatási anyagok hálózati munkahelyekről is elérhetővé váltak, saját időbeosztással tanulhatnak a munkavállalók, és ha szükséges, a vizsgáztatás is megvalósítható. A második fázis mérföldköve 2005 júliusa volt, amikorra a rendszer a bérszámfejtéshez kapcsolódó tevékenységeken kívül már teljes körűen működött. A projekt harmadik, befejező fázisaként 2006 eleje óta az időgazdálkodás, valamint a juttatások számfejtése is SAP-rendszerben történik. A MÁV mint állami intézmény különböző szervezeteinek munkáját kiszolgáló HR-szolgáltatóközpont létrehozásnak tapasztalataiból kiindulva reális a lehetőség – a létszámát, felépítését, jellegét tekintve azzal összehasonlítható – központi államigazgatás átalakítására, hatékonyabb működtetésére. Az átalakítható folyamatok és azok megtérüléseAz SAP által támogatott államigazgatási működési modellben kiemelt szerepet kapnak a vezetési információs rendszerek is, amelyek pillérjei a centralizált, integrált informatikai rendszerek. Kevéssé ismert például, hogy a mai államigazgatási működésben hosszas, napokig tartó (olykor kéthetes) procedúra lehet, amíg egy minisztérium összegyűjti, hogy hány alkalmazottja van. Ilyen körülmények között a saját működési költségei is nehezen tervezhetők. Az integrált alkalmazások az ilyen problémákat azonnal megszüntetnék.

A fenti példák is azt bizonyítják, hogy nemcsak Ausztriában és Európa más országaiban, de itthon is a hatékony közigazgatás garanciájaként tartják számon az SAP-rendszereket. Mindezen országokban az SAP a helyi fejlesztésű rendszerekkel megküzdve is versenyképesebbnek és minden tekintetben hatékonyabbnak bizonyult – írja az SAP tanulmánya.