A siker kulcsa a stratégia

A belső ellenőrzésnek jelentős szerepe van a vállalatok beszerzési folyamatainak javításában. Felmerülő problémák lehetnek, hogy nem szállít időben a beszállító, vagy nem megfelelő minőségű az átvett áru. Az is gyakori probléma, hogy szinte átláthatatlan a beszerzési folyamat és kevésbé  tartja be annak szabályait. Ezáltal nehezebben is ellenőrizhetőek a beszerzési folyamatok.

Mi a belső auditor szerepe?

A stratégiai beszerzés menedzsmentnek meghatározó szerepe van egy cég működését tekintve. A kezdeti lépések során nagy hangsúlyt kell fektetni a beszerzési stratégia megfogalmazására, a rendszerek kialakítására. Fontos a folyamatos ellenőrzés és elemzés. Ha felmerül egy probléma, azt időben azonosítani kell, amely csak a belső ellenőrzéssel lehet sikeres.

Mindig a legjobbra van szükség

A belső auditok során előfordulnak olyan esetek, amikor a beszerzésért felelős osztály, vagy vezető a beszállítók felkeresése során nem látta a vállalkozás alapvetői érdekeit. Ilyenkor nagy segítség egy belső ellenőrzés, ugyanis minden szempontot megvizsgálva, ár-érték arány, minőség, alapján képesek a legjobb ajánlatot kiválasztani.

A versenyeztetés elengedhetetlen

A beszerzések során megalapozott döntést kell hoznunk, mindez pedig úgy lehetséges, hogy ismerjük a piacot, képben vagyunk a szolgáltatások minőségével. A beszerzési folyamat feladata, hogy feltérképezzék a piac szereplőit. A belső ellenőrzés rá tud mutatni arra, hogy a cég megfelelően áll a piaci szereplők értékeléséhez, kiválasztásához.  Fontos, hogy versenyeztetéssel megfelelő számú ajánlat álljon a rendelkezésre.

Feladatkörök szétválasztása

A vállalatirányítási feladatok során a feladatkörök szétválasztásának elhanyagolása okozhat problémákat. Vehetjük példának a cégen belüli új monitorok beszerzésének folyamatát. Normál esetben több személy vesz részt a folyamatban, legalább két pénzügyes, egy IT szakember, aki jogosult kiválasztani a szállítót. Sokszor azonban az egész folyamat egy személyre van bízva, így nagyobb a hibalehetőség és a visszaélés esélye.

A partnerek és beszállítók folyamatos értékelése

Gyakran a belső ellenőrzési jelentésekben jönnek szembe azok a hibák, mint a partnerek előminősítésének elmulasztása. Ezáltal fennáll a veszélye annak, hogy egy kockázatos hátterű partnerrel szerződik le a cég, amely anyagi károkat vonz maga után. Ami szintén lényeges szempont, hogy a beszerzett áruk minősége befolyásolja az értékesített szolgáltatást, illetve termék minőségét, ezáltal pedig a cég megítélését is. Erre szolgál az internal audit, hogy időben rávilágítson a beszállítói minőségre. Betartja-e a szállítási határidőket? Hozzájárul-e a cég eredményeihez, vagy károkat okoz?

Kockázatos terület

A beszerzési folyamat sokkal kockázatosabb terület, mint azt néhányan gondolják. Több beszámolóban is fény derül arra, hogy a beszerzés során a döntéshozó személynek nem a megbízhatóság és ár-érték arány volt a döntő, hanem egyéb indokok. Mondjuk lehet ez egy baráti kapcsolat, vagy családi ismeretség, amely később károkat okozott a cégben.

Szükség van feketelistára!

Elkerülhetetlen, hogy egyes beszerzések, vagy alvállalkozókkal történő közös munkavégzés során ne merüljenek fel nehézségek. Azonban érdemes tanulni ezekből a hibákból, amelyekkel csökkenthetjük a pénz veszteségeket. Erre szolgálhat egy „feketelista”, amely azokat a vállalkozókat szedi össze, akikkel rossz a tapasztalat.

Amennyiben szüksége lenne a beszerzési folyamatok javítására, látogasson el a https://orianasoftware.com/hu/fooldal/ weboldalra!

További friss híreket talál a Technokrata főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!