Topcall rendszerintegráció többfunkciós eszközökhöz

A Topcall International AG, a DICOM csoport tagja egy olyan új nagyvállalati megoldást dolgozott ki MFDConnect néven, ami lehetővé teszi a többfunkciós kommunikációs eszközök (MultiFunctional Devices), például nyomtatók, fénymásolók, szkennerek, faxok és azok kombinációi számára a professzionális egységes kommunikációs technológiájához történő csatlakoztatást. Ez megkönnyíti a dokumentumok küldését és fogadását, továbbá csökkenti a kapcsolódó költségeket. Ezen túl a dokumentumtovábbítás még biztonságosabbá válik azáltal, hogy lehetővé teszi a vállalat adott egységei számára a kommunikációáramlás teljes követését.

Törvényi szabályozások gyakran szigorú információellenőrzés rendjét írják elő adott cégek számára. Ezek az irányelvek szigorú követelményeket támasztanak minden be- és kiáramló dokumentum kimutatására, rögzítésére és követhetőségére.

Napjainkban a vállalatok elsődlegesen a többfunkciós kommunikációs eszközök mellett döntenek, amikor a dokumentumok továbbítását illetve szétküldését kívánják rendszerezni az egyes szervezeteik között és távoli munkaállomások felé.

A vállalatok folyamatos konszolidációja és infrastruktúrájuk központosítása ahhoz vezetett, hogy a nyomtatók, fénymásolók, szkennerek és faxgépek tömkelegét multifunkciós eszközökre cseréljék le. Ezek a berendezések azonban sokszor nem részei a központosított kommunikációs folyamatoknak és tényleges biztonsági kockázatot hordoznak magukban, mivel a cégből ezeken az eszközökön kiküldött dokumentumokat gyakran nem jegyzik vagy archiválják.

A többfunkciós kommunikációs eszközök széles skálája – nyomtatás, szkennelés, kommunikáció hálózaton belül és kívül – potenciális adatbiztonsági veszélyt teremt az informatikai rendszerben.

A Topcall egy olyan vállalati megoldást fejlesztett ki, amely egybefogja a többfunkciós eszközöket a professzionális Egységes Kommunikációs Technológiával (Unified Communications), annak érdekében, hogy garantálja a dokumentumok továbbításának központi archiválását, kimutatását és rögzítését.

A többfunkciós eszközöknek a Topcall szerverhez kapcsolása lehetővé teszi dokumentumok küldését és fogadását, nagyobb biztonságot eredményez, és lehetővé teszi a vállalati szervezetek számára a kommunikációáramlás teljes vizsgálatát. Minden bejövő és kimenő dokumentumot központilag iktatnak és archiválnak. A dokumentumtovábbítást – mint fontos teljesítési követelményt – a könnyű követhetőség érdekében rögzítik.

Ez a megoldás továbbá költségkímélőbb is, mivel nincs szükség dedikált fax-kártyára, analóg telefonvonalakra a faxgépekhez és az üzemeltetési költségek is jelentősen csökkennek. A fax-kommunikációs költségek átláthatóak, a rendszer kimutatja és továbbítja azokat a kiegyenlítési helyre, ahol azok aztán adott személyekhez illetve osztályokhoz rendelhetők.

A Topcall MFDConnect megoldás elsődleges előnyei

Stabil rendszer
– szükségtelenné válik a dedikált faxkártya és az analóg telefonvonalak a faxkészülékeknél
– az üzemeltetési költségek lényegesen csökkennek és központi kimutatásban jelennek meg,
– könnyebb a telefon-infrastruktúra migrációja az IP-környezetbe (beleértve Fax-over-IP).

Összhang és biztonság
– a dokumentumtovábbítást központilag rögzítik és nyomon követhető,
– minden bejövő és kimenő dokumentumot központilag iktatnak és archiválnak,
– minősített elektronikus aláírás illeszthető a kimenő faxokba.

A felhasználó előnyei
– könnyen kezelhető (nincs további interface, ezért nincs szükség betanításra)
– a bejövő és kimenő dokumentumok és a továbbítás-visszaigazolás közvetlenül a felhasználó postaládájába kerülnek.

A Topcall felhasználó más megoldásokat is alkalmazhat:
– minősített elektronikus aláírás alkalmazható a fontos dokumentumokon az elektronikus küldés biztonságának jogi garantálására,
– Information Capture megoldások postán vagy faxon érkező számlákhoz és rendelésekhez: a rendszer begyűjti ezeket a dokumentumokat és az adatokat közvetlenül a kapcsolódó alkalmazásba, illetve rendszerbe továbbítja – például ERP-rendszer, dokumentumkezelői rendszerek, archivumok,
– adattitkosítás lehetősége, ami a dokumentumtovábbítást még biztonságosabbá teszi.