A Qualysoft iratautomatizálási platformot fejleszt

– Az nem vitás, hogy az iratkezelés problémáját nem oldja meg végleg a Word és az Excel használata. Mekkora dokumentummennyiségnél érdemes valamilyen iratkezelési rendszert bevezetni?- Az említett eszközök legfeljebb 300-400 iratig hatékonyak és csak akkor, ha a helyettesítendő nevek, összegek mechanikusan helyettesíthetőek. Azok az iratok, ahol számos változó van, egész szövegrészeket kell cserélni, strukturált felépítést igényelnek. Fontos, hogy az iratkezelő bármilyen adatbázisból és vállalati rendszerből olvashassa az adatokat és egy munkafolyamat-vezérlővel is rendelkezzen. Ha például egy önkormányzat összes dokumentumtípusán ki kell cserélni a bankszámlaszámokat, akkor azt a Dokflow-hoz hasonló iratkezelő rendszerrel lehet csak megtenni hatékonyan. Eddig ezek az egyedi projektek viszonylag drágák voltak, azonban a Dokflow-val már néhány százezer forintért működő rendszert lehet majd összeállítani. Ilyen költséghatékony szoftver csakis egy jól kialakított platformmal lehetséges.- Hogyan épül fel az önök rendszere?- Egy Template Designert fejlesztünk, amelyben a levelek külalakját és tartalmát egy Word-oldalhoz hasonló módon építhetjük fel. A Generátor modulban állítjuk be a címzettek körét, illesztjük az adatforráshoz a változó mezőket, a WebForm modulban állíthatjuk össze azt a webűrlapot, amelyet kitöltve az adatok az adatbázisba kerülnek és az Adminisztrátor modulban indítjuk el időre ütemezetten vagy adatállapot-feltételhez kötve a tényleges generálást.- A költséghatékonyságot növelheti, ha egy rendszer használatához nincs szükség dedikált informatikusra. A Dokflow e tekintetben is hatékony?- Az adatbázisból való adatválogatást többnyire programozókra kell bízni. A többi módosítást akár az ügyintézők is elvégezhetik. A rendszer üzemeltetéséhez általában nincs szükség segítségre.- Az iratkezeléshez hozzátartozik az iktatás is. Ezt hogyan oldja meg a Dokflow?- A Dokflow már a megszemélyesített irat előállításakor iktatószámot is ad és integrálható az iktató rendszerrel.- Mennyibe került a szoftver fejlesztése?- Nagyon sokba, majdnem 200 millió forintba, szerencsére ennek a felét a GOP1.4.1-es pályázat támogatása fedezi.- A gazdasági válság idején lesz erre igény?- Amire ez a platform érett szakaszba jut, addigra reméljük már újra vágtatni fog a gazdaság. Az pedig létfontosságú lesz, hogy ezzel a rendszerrel olcsóbb rendszereket tudunk majd kínálni.- Mikorra fog elkészülni a platform?- A Dokflow-val 2009 novemberében lehet először iratkezelő rendszereket készíteni, de ezzel párhuzamosan továbbra is készítünk egyedi iratautomatizáló rendszereket.

Dokflow-esettanulmányEgy vállalat ügyfélköre 150 cég, havonta 11-14 egyedi szerződést, ugyanennyi teljesítési igazolást és számlát készítenek. Jelenleg a dokumentumok szövegszerkesztőben készülnek. A szerződéshez szükséges adatokat két-három telefonálás során begyűjtik a cégektől, amit a dokumentumban aktualizálnak, majd nyomtatnak. A Dokflow rendszerrel kialakított portáljukon (szakértő varázslás – paraméterezés kb. 12 munkaórával alakítható ki) a cég partnereit fogják megkérni, hogy töltsék ki az internetes beviteli űrlapot. Az adatbevitel teljesen a partnerekre hárul, a dokumentumok automatikusan készülnek, a szükséges módosítások nyomon követhetőek. Egy adminisztratív munkatárs így majdnem teljes munkaidejét a vállalat fő feladatának szentelheti: eddig munkaidejének felét kötötte le ez a munka, ezentúl csupán tizedét fogja. A tervezett havi bérleti díj: 250 000 forint, a várható bevezetési díj, amennyiben nem önálló varázslással születik meg az oldal: 220 000 forint, míg a megtérülési idő nagyjából fél év.