Az üzletmenet optimalizálását gátolja a hatékony dokumentum-kezelés hiánya

A dokumentum-feldolgozás hatékony irányítása révén a költségek csökkentése és folyamatos ellenőrzése, valamint a termelékenység fokozása a vállalatok átalakításának egyik katalizátora, melytől sok európai vállalat eredményességének növekedését várja. Az IDC Xerox számára készített jelentése szerint az európai vállalatvezetők 82 százaléka az üzleti siker elérésében kritikus jelentőséget tulajdonít a dokumentumoknak. A dokumentumok egyértelmű fontossága ellenére a vizsgált szervezetek 90 százaléka meg sem tudja becsülni, hogy évente mennyit költ azok létrehozására és kezelésére, fenntartására. Jelentős számú felsővezető saját bevallása szerint nem is érti egészen pontosan, mit jelent a hatékony iratkezelés és mit lehet segítségével elérni.

Számos európai vállalat szerint egy hatékony dokumentum-kezelési stratégia javítja a termelékenységet, a hatékonyságot és a költség ellenőrzést. Az IDC által megkérdezett vállalatvezetők azt vallották, hogy dokumentum-kezelési stratégiájuk sikeresen vagy nagyon sikeresen javítja a szervezet működésének hatékonyságát (62%), termelékenységét (56%) és a költségek ellenőrzését (51%). Az a tény azonban, hogy a vállalatvezetők még mindig idejük mintegy 45 százalékában dokumentumokkal foglalkoznak, azt sugallja, hogy ezen stratégiák többsége felülvizsgálatra szorul.

Az IDC kutatási eredményei arra is rámutatnak, hogy bár a legtöbb európai vállalat (71%) komoly szervezeti változtatásokat hajtott végre az elmúlt 12 hónapban, a vezetők csaknem fele (49%) úgy gondolja, hogy szervezetüknek további változásokra van szüksége ahhoz, hogy működése hatékony legyen.

Bujdosó Andrea, a Xerox Üzleti Szolgáltatási üzletágának magyarországi értékesítési igazgatója azt mondja: „A dokumentum – akár digitális, akár papíralapú – a legtöbb esetben a belső, illetve az ügyfelekkel, szállítókkal folytatott kommunikációval kapcsolatos fő információforrás egy szervezet számára. A dokumentumok és ezen belül az információk tárolása, átalakítása és felhasználása kritikus jelentőségű. A legtöbb vállalat jelentős eredményeket érhet el a termelékenység, hatékonyság és ügyfélkapcsolatok terén azzal, hogy ésszerűsíti dokumentumigényes üzleti folyamatait.”

A válaszolók több mint fele a termelékenység és nyereségesség fokozását a három legfontosabb üzleti kihívás közé sorolja. A vizsgált szervezetek 57 százaléka egyetért azzal, hogy minden szervezet-átalakítási tevékenység elsődleges célja a termelékenység növelése.

A Xerox által szponzorált, Dokumentumok – A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége című piackutatás során az IDC közel 1.000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett meg 14 európai országban, 2003 júliusa és szeptembere között. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.