A dokumentumkészítés és a színek hatalma

A napjainkra jellemző gazdasági körülmények között egyre nagyobb nyomás nehezedik a vállalatokra versenyképességük megőrzése terén. A vezérigazgatótól az üzletágvezetőn keresztül a főinformatikusig, az üzleti hierarchia minden szintjén, valamennyi dolgozónak folyamatosan vizsgálnia kell munkája hatékonyságát, hogy azonosítani tudja a jól működő és módosításra érett folyamatokat.

A nyomtatási környezet ésszerűsítését általában nem tekintik elsődlegesnek a versenyképesség megőrzése szempontjából. Aligha van azonban, aki tagadná a nyomtatás mindennapi munkavégzésben betöltött szerepének fontosságát. A Gartner szerint a vállalatok éves árbevételük 15 százalékát dokumentumkészítésre költik. A nyomtatás épp annyira üzleti folyamatnak tekinthető, mint a megbeszéléseken való részvétel vagy az ajánlatkészítés, és a szervezet nyereségességére gyakorolt hatása is e tényezőkéhez fogható.

A nyomtatás két csatornán keresztül tölti be fenti funkcióját. Egyrészt a kommunikáció révén: hisz a nyomtatás nemcsak népszerűsíti a vállalatot a különféle belső és külső célcsoportok körében, hanem tájékoztatja, illetve befolyásolni is igyekszik őket a céggel kapcsolatos ügyekben. A nyomtatás súlyt és jelentőséget kölcsönöz az információknak, és ezáltal képes hatást gyakorolni az ügyfelek és a dolgozók viselkedésére, sőt akár még a vásárlási döntésekre is. Másodsorban, a nyomtatás olyan belső erőforrás, amely nagymértékben befolyásolhatja a szervezet munkacsoportjainak produktivitását.

A színek hatalma
Ha a színeket is belevesszük a nyomtatást leíró egyenletbe, még fajsúlyosabbá válnak a nyomtatott kommunikációban rejlő lehetőségek. A HP nemrégiben végzett felmérése során a felhasználók három fontos kommunikációs előnyt társítottak a színek alkalmazásához:

A szín informál: Az olyan banális alkalmazásoktól kezdve, mint a pénzügyi dokumentumok „tartozik” oldalának pirossal történő kiemelése, az üzleti jelentésekben szereplő lenyűgöző színes grafikákig és térképekig, a színek számtalan területen fokozzák az átláthatóságot és az érthetőséget.

A szín meggyőző erővel bír: A színes dokumentumok hatásosabban kommunikálnak és sikeresebben népszerűsítik a bennük foglalt ötleteket. A fekete-fehér anyagok gyakran nem véglegesített tervezetek benyomását keltik. Az amerikai MetaFacts piackutató iroda felmérése szerint a jelentések és ajánlatok nyomtatása a munkahelyi nyomtatók második legnépszerűbb felhasználási területe (a levelek nyomtatása után). Ezek a dokumentumok pedig vitathatatlanul sokat profitálhatnak a színek alkalmazásából.

A szín promóciós eszköz: A színek a vállalat arculatának hathatósabb közvetítéséhez, az árbevétel növeléséhez és az üzleti célkitűzések teljesítéséhez is hozzájárulnak. A színes brosúrák, szórólapok, reklámok és marketing-szóróanyagok sokkal tetszetősebbek és figyelemfelkeltőbbek fekete-fehér társaiknál.

Érvek a színek alkalmazása mellett
A Lyra Research piacelemző cég kutatási eredményei szerint a színek alkalmazása legalább három szempontból jelent előnyt a dokumentum számára: könnyebben megjegyezhetővé teszi annak tartalmát, növeli professzionális színvonalát és javítja olvashatóságát. A többi statisztikai adat is önmagáért beszél:

• Az emberek 55 százaléka a színes postai küldeményt veszi először kézbe
• A színes dokumentumok 82 százalékkal hosszabb ideig képesek lekötni olvasójukat
• A színek alkalmazása akár 80 százalékkal is kibővítheti az adott nyomtatott anyag olvasóközönségét
• A színes értékesítési anyagok 80 százalékkal vagy annál nagyobb mértékben is növelhetik a vásárlás valószínűségét
• Színes dokumentumoknál az olvasó átlagosan 60 százalékkal jobban megérti az üzenetet
• A nyomtatott anyagok tartalma 65 százalékkal jobban rögzül színek alkalmazása esetén
• Színes anyagoknál a befogadók 70 százalékos arányban azonosítják az adott márkát
• A kívánt információ 70 százalékkal gyorsabban és 77 százalékkal hatásosabban kommunikálható színesben, mint fekete-fehérben
• A színek használata akár 80 százalékkal is növelheti a motivációt, illetve részvételt

Az IDC szerint a színes nyomtatás gyorsabban terjed Európában, mint az Egyesült Államokban. Az öreg kontinensen Skandinávia és Olaszország mutatja a legnagyobb fogékonyságot az új technológia iránt. A HP kutatásai alapján a kis- és középvállalkozások gyorsabban átállnak a színes nyomtatásra, mint a nagyvállalatok, mivel náluk hangsúlyosabban jelentkezik a színek alkalmazása révén elérhető közvetlen üzleti érték.

A színes nyomtatás elterjedésének korlátai
A Morgan Stanley Dean Witter szerint: „A színes technológia már több éve megjelent a láthatáron, ám még csak most kezd igazán általánossá válni.” Az eddigi lassú terjedés és a napjainkban észlelhető élénkülés több okra vezethető vissza:

Költségek – A színes nyomtatás magas költségszintjéről kialakult nézet visszatartja a felhasználókat a színes nyomtató beszerzésétől. A színes lézernyomtatók azonban ma már kedvezőbb áron kaphatók, mint régebben. Az a tény, hogy fekete-fehér anyagot napjainkban már ugyanolyan alacsony költség mellett lehet elkészíteni színes nyomtatóval, mint monokrómmal, a Quality Publishing véleménye szerint felgyorsítja a színes technológia terjedését az irodákban. A Lyra Research által vizsgált irodák több mint 56 százaléka rendelkezik színes nyomtatóval vagy színes másológéppel.

Sebesség – Az első lézernyomtatók sebességét jelentősen visszafogta a színes képek feldolgozásának nagy kapacitásigénye. A többjáratú nyomtatómotorral dolgozó eszközök négyszer olyan lassan nyomtattak, mint fekete-fehér társaik, ami a Morgan Stanley Dean Witter szerint szintén hátrányosan befolyásolta a technológia elterjedését. A színeket négy helyett egyetlen művelettel a papírra rétegző, új „inline” technológia megjelenésének köszönhetően a színes nyomtatás sebesség tekintetében ma már egyáltalán nem marad el a fekete-fehér mögött. Ahogy ez az eljárás az asztali eszközök kategóriájában is mind dominánsabbá válik, felgyorsul a színes lézernyomtatók térhódítása, vélekedik a CAP Ventures. A színes anyagok nyomtatásakor keletkező méretes adatfájlokkal könnyen megbirkózó, nagy teljesítményű processzorok szintén gyorsítják a nyomtatómotor működését, tovább rövidítve ezzel a színes nyomatok elkészítéséhez szükséges időt.

Bonyolultság – Az első színes lézernyomtatók használata meglehetősen bonyolult volt, és a felhasználónak sokféle kiegészítő kellékanyagot kellett cserélgetnie munka közben. A HP egyszerűen cserélhető kellékanyagokkal dolgozó színes lézer- és tintasugaras nyomtatócsaládok kifejlesztésével reagált erre problémára. Ezeknél az eszközöknél minden kellékanyag az elülső oldalról érhető el, egyes modellek előlapján pedig külön szintjelző tájékoztatja a felhasználót a rendelkezésre álló tinta pontos mennyiségéről.

Tartósság – Bár a színes tintasugaras nyomtatók vitathatatlanul betörtek az irodai szegmensbe, a rendszergazdák általában óvakodnak attól, hogy ilyen, magánfelhasználói igényekre szabott eszközt illesszenek szervezetük komolyabb követelményeket támasztó hálózati környezetébe. A HP ráébredt, hogy a vállalatok elavult, kimondottan kis volumenű, otthoni felhasználásra szánt technológiának tartják a tintasugaras nyomtatást.

Napjaink éles piaci versenyének szereplői úgy érzik, legfőbb ideje, hogy némi színt vigyenek üzleti működésükbe. A fent taglalt előnyök mellett a színes nyomtatás versenyszempontból is fontos tényezőnek bizonyulhat. Ez az oka annak, hogy a színes lézernyomtatók és általában a színes nyomtatók alkotják az irodai nyomtatási piac leggyorsabban bővülő szegmensét. A CAP Venture előrejelzése szerint az előttünk álló három esztendőben évi 38 százalékos növekedésre számíthatunk ezen a területen. A HP ideális piaci pozícióval rendelkezik az élénkülő kereslet kielégítésére. Az asztali gépestől a nyomdai környezetig, a HP minden üzleti igényhez biztosítani tudja az optimális megoldást.

A színes nyomtatás átfogó szemléletű fejlesztése keretében a HP más technológiákba (például meglévő tintasugaras megoldásaiba) is jelentős összegeket fektet.