Beszerzés 2006: Stratégiai szerepkörhöz stratégiai szintű megközelítés

Az évente megrendezendő IIR Beszerzés Konferencia kiváló alkalom a szakma aktuális fejlődési irányainak, innovatív megoldásoknak bemutatására és megvitatására. A 2006-os rendezvény néhány fontos gondolatát tükrözi vissza az FMC Consulting két előadásának ismertetése.

Stratégiai szerepkörhöz stratégiai szintű megközelítés címmel tartott előadást Cserveni Attila, Zemplén Bertalan és Birinyi András – FMC Consulting, Ellátási Lánc Megoldások üzletágból, a Beszerzés 2006 konferencián.

Stratégiai szintű üzenetek
Michael Porter értékláncában (1985) még a kiszolgáló funkciók közé sorolta a beszerzést, ezzel megerősítette a „vásárlás” típusú (mondd, hogy mit / kitől / mennyiért, majd én megveszem) beszerzői felfogást, melyet még ma is sok helyen alkalmaznak. A beszerzés területén azóta eltelt évek alatt számos modell és rendezőelv alakult ki (például Kraljic mátrix, ABC elemzés, költés-elemzés, kategória-kezelés), amely valamilyen szempontból rendezte, magyarázta, elemezte a beszerzés tárgyát, módszereit, szereplőit. Ezek kisebb-nagyobb megújulásokat hoztak, a nyomukban életrehívott beszerzési technikák elterjedtek, nemegyszer divatot teremtettek (például fordított aukció, centralizáció). Ennek a fejlődésnek mintegy elismeréseként, ma a szakmát gyakorlók munkáját beszerzésnek nevezhetjük, bár az értékteremtésben elfoglalt helyét illetően a felfogás alapvetően az idők során nem változott.

Eközben az értékteremtés egyik elismert területe teljes paradigmaváltáson ment keresztül. A CRM (Customer Relationship Management) – mely magába foglalja az értékesítés, marketing és ügyfélszolgálati tevékenységet – gondolatkörének elsajátításával több vállalat eljutott az „eladás” típusú felfogásból – az „értékesítés” fázisán keresztül – az „értsem és segítsem a vevőt, mert az jó hatással lesz a vállalati eredményemre” típusú működésig.

Az az út, amelyet a CRM-mel foglalkozók így bejártak, azok az eszközök, gondolatok és eredmények, amelyek eközben születtek, fontos tanulsággal szolgálhatnak a vállalati Beszerzés számára is, ha hatékonyságát és értékteremtő szerepét hangsúlyozni, megértetni és erősíteni akarja.

Az előadók tanácsadói munkájuk során arra a következetésre jutottak, hogy valós üzleti előnyökhöz juthat az a vállalat, amely képes a beszállítói (SRM) és vevői (CRM) kapcsolatok közös és integrált kezelésében rejlő szinergiákat kiaknázni.

Lássunk néhány lehetséges példát, ahol hasznos lehet a CRM megközelítés felhasználása a beszerzésben:

• Felhasználhatom a CRM megközelítést a szállítóim értékesítőinek gondolkodásának, értékesítési folyamatainak megértéséhez – jobb beszerzési pozícióhoz jutok a jobb megértés miatt felismert lehetőségek kihasználásával, így nagyobb az esélyem az együttműködő szállítókkal a kölcsönös haszon maximalizálására.
• A CRM megközelítést és eszköztárat használhatom továbbá a „belső vevőim” kezeléséhez is – mellyel elégedettségük növelhető. Több, pontosabb információm lesz – ráadásul korábban – az igényekről. Megnő az igények befolyásolásának lehetősége.
• Nem utolsósorban a CRM segíthet megérteni a vállalati értékesítés és marketing belső működését, segítheti a vállalat ügyfeleinek érdekében való hatékonyabb fellépést, az értékesítés támogatását – segít a velük való közös nyelv megtalálásában. Az Értékesítés szemében a Beszerzés attitűdjének, együttműködési készségének megítélése javul, az értékesítési tervek ismerete pedig jelentősen javíthatja a beszerzési tervek pontosságát.

Az IT jelentősége
Az elmúlt években sok igényes – a professzionális beszerzői munkavégzést segítő – informatikai megoldás került a piacra. Ezek közül az operatív feladatokat támogató P2P (purchase-to-pay) folyamat bizonylati leképzése vagy a webes aukcióztató rendszer használata mára rutinnak tekinthető.

Az innovatív hazai vállalatok rendszerei magasabb fokú automatizáltságot és tágabb funkcionalitást céloznak:

• workflow rendszerek a folyamatok gyorsítására;
• a beszerzési dokumentumok integrált kezelése (DMS), a szerződések nyilvántartása;
• katalógussal támogatott igénylési rendszer;
• szállítók és vevők közötti elektronikus adatkapcsolatok (B2B).

A szállítói kapcsolattartás felfogása felé elmozduló szereplők körében érezhető trendek:

• iparági csoportok fontolgatják az elektronikus adatkapcsolatok közös szabvány szerinti felépítését;
• egyes nagyvállalatok beszerzési szervezetei teljes SRM rendszer bevezetését tervezik;
• az új megoldások már internetes bázison alapulnak (beszerzési portál, XML kommunikáció, stb.).

Az SRM felé való elmozdulással az informatikai rendszerek is erős fejlődésnek indultak. A közülük való tudatos választásnak, a megfelelő megoldás kiválasztásának és alkalmazásának nagy jelentősége van a beszerzés hatékonyságának növelésében.