IFS Applications-bevezetés a HAFI Industries Gépgyártó Kft.-nél

Noha az osztrák feldkircheni székhelyű holdingnak valamennyi volt szocialista országban található kereskedelmi irodája és szervizközpontja, a kompresszorok előállítása teljes egészében Magyarországon, Esztergomban történik. Jóval többről van szó, mint csupán gyártásról, ugyanis a szinte az utolsó csavarig egyedi, nagy bonyolultságú, sokszor robbanásveszélyes környezetben üzemelő kompresszorokat teljes életciklusuk mentén követi a vállalat, beleértve az ajánlatkészítést, a tervezést, az egyedileg gyártott alkatrészek beszerzését, az összeszerelést, valamint a beüzemelést. Korábban a cég tevékenységében jelentős szerepet játszott a sorozatgyártás, azonban ma már kifejezetten az egyedi, jelentős mérnöki munkát igénylő kompresszorok gyártására specializálódott, amelyeket főleg a gáz-, illetve a hűtőiparban alkalmaznak. A HAFI Industries Kft. által előállított egységek mintegy 75-80 százalékát külföldön, jobbára Oroszországban építik be, de jelentős a hazai felhasználásra gyártott berendezések száma is. A legfontosabb partnerek között találhatók a Mol Nyrt. különböző üzletágai: BorosodChem Zrt., Chinoin. Példaként említhető a most átadott Szőregi Stratégiai Gáztároló, ahová a hűtőkompresszorokat Esztergomból szállították.

A gyártási volumenre 2006-ig az évi négy projekt volt jellemző, amely maximum húsz gép összeszerelését jelentette. Ezt a gyártási kapacitást a mérnöki gárda még képes volt menedzselni átfogó informatikai megoldások nélkül. A tervezésen kívül a pénzügy és logisztika támogatására is alkalmaztak különféle vásárolt és egyedi fejlesztésű szoftvereket, azonban ezek nem voltak integráltak, szigetszerűen működtek. “Ugyanaz volt az előnyük, mint ami később a hátrányukká vált. Egy-egy területet a felhasználók számára a lehető legkényelmesebben kezeltek, azonban éppen emiatt képtelenek voltak lépést tartani a cég szervezeti változásaival, és így a valósággal” – fogalmazott Veréb Csaba, a HAFI Industries Gépgyártó Kft. szervezési és informatikai vezetője.

Az orosz piacra való belépéssel a megrendelések száma két-háromszorosára emelkedett, ami komoly kihívásokat támasztott a logisztikai, gyártási rendszerrel szemben, valamint jelentősen emelni kellett a létszámot is. A HAFI vezetősége végül 2007-ben felismerte, hogy a megnövekedett igényeknek csak a cég jelentős átszervezésével lehet megfelelni. A HAFI komplex, három-öt évet átfogó cégátszervezésben gondolkodott, ennek egyik részfeladata volt magának az ERP-rendszernek a bevezetése. A HAFI úgy döntött, hogy meghívásos pályáztatás segítségével választja ki a leendő integrált vállalatirányítási rendszere szállítóját. Alapos, két hónapig tartó piackutatást követően határozta meg a tíz meghívandó szállítót, amelyeknek megküldte a részletes pályázati kiírást. Erre végül hat szállító jelentkezett, valamennyiükkel szemben elvárás volt, hogy egy egyszerűsített munkafolyamaton keresztül mutassák be, miként képzelik a vállalat folyamatainak támogatását, valamint egy referencialátogatás megszervezése a szállító egy hazai ügyfelénél. A HAFI egy kifejezetten a saját igényeire összeállított, nyolcvankét súlyozott szempontot tartalmazó táblázat segítségével értékelte a szállítókat az ajánlat, rendszerbemutató, valamint a referencialátogatás alapján. Az értékek összesítését követően egy szempont kivételével valamennyi esetben az IFS Applications rendszere bizonyult a legjobbnak, és az eredmények elemzését követően a vállalat e rendszer bevezetése mellett döntött.

A rendszerbevezetés során fontos célkitűzés volt, hogy az ne akadályozza a HAFI napi munkáját. A célt annak ellenére sikerült elérni, hogy a bevezetés úgynevezett kulcsfelhasználói a vállalat működésében egyaránt kulcsszerepet betöltő munkatársak voltak. A bevezetés gördülékenységéhez nagyban hozzájárult, hogy a HAFI már alaposan átgondolt és részletes folyamatleírásokkal rendelkezett, ami jó kiindulási alapot jelentett az ERP-rendszert szállító IFS Hungary Kft. szakembereivel való közös munkához. A pénzügyi, logisztikai, gyártási folyamatokat támogató megoldást 2009. január 5. óta éles üzemben használja a húsz felhasználó. A HAFI mostanra érkezett el ahhoz a ponthoz, hogy egy teljes projektje az ajánlatkészítéstől a beüzemelésig már az új rendszerben került menedzselésre, így most kezdi igazán érezni a projektekre vonatkozó információk azonnali, pontos, naprakész kinyerhetőségéből származó előnyöket.

A cég azonban ezzel nem fejezte be az ERP-rendszer fejlesztését, jelenleg is zajlik a dokumentumkezelő rendszer használatának elmélyítése. Ezzel párhuzamosan folyik a Balanced Scorecard filozófia szerinti teljesítménymenedzsment-rendszer kialakítása. A jövő év feladata lesz továbbá a cég által alkalmazott tervezőrendszerek (AutoCAD, Eplan, ProEngineer) és az IFS Applications közötti integráció megteremtése.