A papír ideje lejárt: Térjen át elektronikus számlázásra!

Az Európai Unió évek óta arra törekszik, hogy elősegítse az elektronikus számlázás elterjedését a kkv-k körében is. Hiszen amellett, hogy ez a megoldás jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket, komoly költségmegtakarítást is eredményez, így javítja a vállalatok versenyképességét. A népszerűség növelése érdekében minden tagállamnak 2013. január 1-jéig felül kellett vizsgálni a vonatkozó jogszabályokat, hogy minden akadályt elgördítsenek az elektronikus számlázás terjedése elő.

Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzsere néhány tippel segít, hogy miért érdemes a hagyományos, papíralapú számlázásról elektronikusra váltani.

1. Legyünk költséghatékonyak!

Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó egyik legfontosabb előny, hogy jelentős költségmegtakarítást jelent a hagyományos megoldáshoz képest. Amennyiben egy vállalat évi 100-150 darab számlánál többet állít ki, akkor már megéri az elektronikus számlázást választani. A NetLock kalkulátorával az is könnyedén kiszámolható, hogy pontosan mekkora megtakarítás érhető el.

2. Csökkentsük az adminisztrációs terheket!

A számla kiállítása, nyomtatás, aláíratás, pecsételés, borítékolás, postán sorban állás, iktatás… Jól ismerjük a folyamatot a maguk kis bosszúságaival együtt. Az elektronikus számla kiállítása, hitelesítése, elküldése és iktatása mindössze néhány kattintást jelent, fel sem kell állni az íróasztaltól.

3. Egyszerűsítsük a kereshetőséget, tegyük biztonságosabbá a tárolást!

Előfordult már, hogy egy hónapokkal vagy akár évekkel korábbi számlát kellett előkeresni? Dobozok, iktató mappák átkutatása után valahol a szekrény aljából került elő végül a papír. Az elektronikus számlák tárolása is elektronikusan történik, amely gyors és egyszerű visszakereshetőséget biztosít, ráadásul megfelelő informatikai környezetben biztonságosabb tárolást is tesz lehetővé.

4. Gyorsítsuk fel a fizetést!

Míg a papíralapú számlák esetében a kézbesítés napokat vesz igénybe, addig az elektronikus verzió percek alatt a vevőnél van, ami jelentősen gyorsíthatja a fizetést. Nem beszélve arról, ha a papíralapú számlával probléma van, és vissza kell küldeni, újat kell kiállítani, szintén újabb napok, hetek telhetnek el, mire megérkezik a bankszámlára a számla ellenértéke.

5. Legyen kisebb az ökológiai lábnyomunk!

Ma már a felelős vállalatok működését meghatározza, hogy környezettudatos megoldásokat válasszanak, és például minél kevesebb papírt használjanak, minél kevesebbet nyomtassanak. Az elektronikus számlák esetében nincs szükség sem papír-, sem nyomtatóhasználatra.

6. Éljünk a pályázati lehetőségekkel!

Az Európai Unió irányelveivel összhangban Magyarországon is cél, hogy minél több vállalat válassza az elektronikus számlázást. Ennek megfelelően a pályázati kiírásokban gyakran szerepet kap az elektronikus számlázás bevezetésének támogatása, sőt a pályázatok elbírálásánál gyakran plusz pontot jelent, ha a pályázó elektronikusan számláz. Érdemes figyelni a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség oldalán elérhető pályázati lehetőségeket.