Mindent az online könyvelés előnyeiről

Az online könyvelés az utóbbi években, bátran mondhatjuk, forradalmasította a könyvelés folyamatát, és nagyban leegyszerűsítette mind a vállalkozó, mind a könyvelő részéről a pénzügyek és az adózás átlátását, kézben tartását. Manapság már nagyítóval kell keresni olyan könyvelőt, aki nem használ számítógépes segítséget a könyveléséhez. Hiszen az online könyvelő programok és szoftverek nemcsak gyorsan és pontosan számolnak az ember helyett, de mivel gépek, nem tévednek sem dátumokban, sem a számlákban, sem az ügyfél adataiban. Ráadásul most már gyakorlatilag minden vállalkozó arra lett kötelezve, hogy online adjon számlát — ettől már csak néhány kattintásra van, hogy minden mást is online intézzünk a cégünk pénzügyeiben.

Lássuk hát, melyek az előnyei az online könyvelésnek.

Egyáltalán, mit csinál a könyvelő?

A könyvelő az, aki egy vállalkozás pénzügyeit elkönyveli, és elszámol a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé. Összegyűjti a bejövő számlákat és bizonylatokat, és mindeközben folyamatosan figyel a törvényi szabályozásokra, hiszen azok igen gyakran változnak. Változás esetén pedig kommunikálnia kell az ügyfél felé a változásokat és azt, hogy hogyan érinti ez az adózást, valamint ha nagyobb volumenű változásról van szó, akkor akár az egész könyvelési folyamatot újra kell tervezni. Jó példa erre, amikor a KATA-törvény megváltozott, hiszen az ország könyelői jó két hónapig törhették a fejüket, hogy milyen megoldásokat tudnak találni az ügyfeleik számára, és mindezt hogyan jelezzék feléjük.

Hogy milyen egy jó könyvelő?

Bizony nem akárki való könyvelőnek, akármennyire jól számol vagy otthon van a technikában. A profi könyvelő ugyanis nemcsak precíz, pontosan számol és nem engedi meg magának, hogy hibázzon, ugyanígy elérhetőnek és készségesnek is kell lennie. Az ügyfelek ugyanis pont azért alkalmazzák, mert nem értenek a könyveléshez, ezért valószínűleg teli lesznek kérdésekkel — és mint már említettük, a könyvelő feladatai közé tartozik az ügyfelek tájékoztatása. Egy korrekt, munkaidőben elérhető, a kérdésekre válaszoló könyvelőt nagyobb eséllyel választ bárki. Számít természetesen a korrektség a munkavégzésben is: a jó könyvelő tisztességes, és ha szabálytalanságot vagy törvénytelenséget észlel, jelzi azt ügyfél felé.

A profi könyvelőnek felelősségbiztosítása is van. Nem mintha nem lenne elég pontos, precíz és tisztességes, de bármikor bárkivel előfordulhat olyan eset, hogy mégis kár keletkezik. Ha a könyvelőnknek felelősségbiztosítása van, akkor nincs miért aggódnunk, nem kell hosszas huzavona során várnunk a pénzünkre, hiszen a biztosító pont erre való, hogy átvállalja a felelősséget az esetleges károkért.

De miért jobb az online könyvelés?

Az online könyvelés során a könyvelő gyakorlatilag ugyanazt csinálja, mint eddig, csak épp a számítógép előtt. Ennek — az egész napos monitor bámulásának nyilvánvaló hátrányait leszámítva — szinte csak előnyei vannak. A vállalkozónak ugyanis nem kell minden hónapban postára járni, sorba állni, levelet feladni, amikor néhány kattintással el tudja küldeni a szükséges számlákat, bizonylatokat, bankszámlakivonatokat a könyvelőnek, aki ugyanilyen egyszerűen, a saját számítógépe elől tud kommunikálni az ügyfeleivel.

Mondani sem kell, hogy mennyi rengetegi időt és pénzt spórol meg pusztán csak az, hogy a postába járást kiiktatjuk a vállalkozásunk muszáj-megcsinálni-tevékenységeiből. Ha a könyvelő oldaláról nézzük, neki is több ideje jut a munkáját végezni, ezáltal alaposabb és pontosabb lenni, ha nem kell időrabló postára járásokkal foglalkozni. Ráadásul el sem keveredhetnek a papírok, az online térben egyetlen kattintással célba jutnak.

Maga az online könyvelés úgy néz ki, hogy a vállalkozó a számláit egy számlázóprogramon keresztül adja az ügyfeleinek, amivel három legyet üt egy csapásra: a NAV felé igazolja a bevételeit, a könyvelő azonnal látni tudja a számlákat, és végül: nem tud elkeveredni a számla pont akkor, amikor nagy szükség volna rá. Ez a számlázóprogram ugyanis összeköttetésben áll a könyvelőnk szoftverével, ő pedig azonnal lát mindent, és ha valami nem stimmel, menet közben, vagyis a hónap során bármikor tudja jelezni, hogy módosítás szükséges. Ezzel meg lehet előzni a hóvégi feladat-felhalmozódást, és az azzal járó stresszt.

Mivel az online könyvelés lehetővé teszi, hogy akár más városban vagy országban is éljünk, mint a könyvelő, ez több szempontból is szabadságot adhat nekünk: egyrészt mi bárhol tudjuk végezni a munkánkat, a könyvelő az internet másik végén ugyanúgy elvégzi a maga feladatát a számláinkkal, mintha a szomszéd utcában lenne. Másrészt lehetőségünk nyílik a szabad könyvelőválasztásra: bárkit választhatunk, akit meg tudunk fizetni, nem szükséges ugyanabban a városban vagy megyében laknia, mint nekünk.

Bár talán vannak, akiket megrémiszt, hogy számukra idegen rendszereket kell megtanulni, a könyvelőnk abban is tud segíteni, hogy kiigazodjunk az online programban, illetve telefonon is elérhető.

Arról nem is beszélve, hogy mennyi papírt megspórolunk mindazzal, amit nem nyomtatunk ki — az online könyvelés tehát nem csupán precíz és időt, pénzt spórol nekünk, de a környezetet is védi.

Összegezve az online könyvelést

A könyvelés egy nem túl kellemes, de elengedhetetlen velejárója a vállalkozásnak. Ha profira bízzuk, és mi magunk sem vagyunk restek megtanulni egy új rendszert, az otthonunk kényelméből tudjuk intézni a könyveléshez szükséges összes teendőt, a számlaadástól az adóbevallásig és tovább. Az online könyvelés biztonságos, adataink nem vesznek el, és nem kerülnek illetéktelenek kezébe. Ha pedig mégis a személyes beszélgetés híve vagyunk, semmi akadálya, hogy időről időre felkeressük a könyvelőnket – hiszen a személyes találkozás valóban egészen más jellegű, mint az online kapcsolattartás. A hétköznapi munkafolyamatokhoz és az aktuális kérdésekhez pedig bőségesen elegendő a nem időrabló email és a telefonálás.

További friss híreket talál a Technokrata főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!