E-mail, mint fegyver

Az e-mail nem csak az üzleti kommunikáció elsődleges formájává vált, hanem az ügyész fegyvertárában is elsődleges lett, írta Nick Mehta, a Symantec termékmenedzselési főigazgatója tanulmányában. Az ePolicy Institute támogatásával 840 egyesült államokbeli cégnél végzett felmérés szerint a válaszadók 21%-ának kellett egy per vagy hatósági vizsgálat során bizonyítékként bemutatnia alkalmazottai e-mailjeit és közvetlen üzeneteit. Ez a 2003-ban végzett felmérésben még csak 14% volt. Az e-maileket azonban nem csak az Egyesült Államokban használják bizonyítékként. Szingapúr Legfelsőbb Bírósága 2005. júniusában egy raktár bérletével kapcsolatos perben engedélyezte az e-mailek bizonyítékként történő bemutatását.

A mentésszalagok tömegéből rendkívül drága és időigényes a kért e-mail előkeresése, miközben semmi sem garantálja, hogy az összes kért dokumentum fellelhető. Ha nem képesek előkeríteni az összes bekért dokumentumot, az több millió dolláros bírságot vonhat maga után, és a cég jó hírnevét hosszú időre tönkreteheti. A szervezeteknek ezért e-mailarchiváló és -megtaláló szoftvereket kell használniuk, hogy minden e-maildokumentumot a mindennapos üzleti használatra azonnal elérhető, biztos tárolóhelyen tudhassanak, és ahonnan az elektronikus felderítési igényt gyorsan és teljes mértékben ki tudják elégíteni.

A cégek hagyományosan rendszeresen (a munkanap, a hét vagy a hónap végén) szalagra mentik az e-maileket. Ez azt jelenti, hogy e-mailek ezrei találhatók katalogizálatlan szalagokon, amelyeket többnyire külső helyen tárolnak. Ezek a szalagok kiválóan használhatók katasztrófa utáni helyreállításkor, amikor a teljes levelezést, rendszert vagy az adatközpontot kell gyorsan újjáteremteni. A mentési rendszerek azonban nem az információ visszakeresésére készültek, ahol egy adott e-mailt és csatolmányait a kért információ összefüggései (dátum, feladó, címzett) és tartalma (kulcsszavak, a levél tárgysora vagy csatolmányok) alapján kell megtalálni.

A rendezetlen e-mailek másik forrását az alkalmazottak által használt hordozható gépek jelentik. Ezek a helyi e-mailtárak, amelyeket a Microsoft Outlook–Exchange-világ .PST fájlokként ismer, óriási gondot jelentenek a jogi felderítési eljárás során. Ezek a fájlok nagyon könnyen megsérülhetnek, elveszhetnek (például, ha ellopják a hordozható gépet) vagy tönkremehetnek (például, ha leejtik a hordozható gépet). Ezeknek a .PST fájloknak a visszakeresése az összes hordozható gépen levő valamennyi üzleti feljegyzés vesződséges lemásolásából és utána a meghatározott iratok utáni végigkereséséből áll. Ezek az információk gyakran a cég jól fizetett vezetőinek hordozható gépén találhatók, így kellemetlenséget jelent és a cég fontos alkalmazottainak termelékenység-kiesését okozhatja, ha lemásolásra elveszik tőlük a hordozható gépet.