Három eszköz, amellyel jelentősen csökkenteni lehet a vállalkozások adminisztrációs terheit

Az elektronikus aláírás, az elektronikus számlázás és a digitális archiválás ma már alapvető digitális eszközök lehetnek egy vállalkozás életében. Segítségükkel egyszerűbbé válhat az online munkavégzés, csökkenthető a papírmunka, és könnyebben teljesíthetők a jogszabályi kötelezettségek is.

A számítógépek, az okostelefonok és az internet megjelenése gyökeresen átalakította a mindennapi életünket. Ma már természetes, hogy online tanulunk, vásárolunk, ügyeket intézünk, és a legtöbb vállalkozásban a munka jelentős része is digitálisan zajlik.

A cégek mindennapi működésében az online munkavégzés magával hozza az online adminisztrációt is. Ez elsőre bonyolultnak tűnhet, de a megfelelő digitális eszközökkel rengeteg idő és papírmunka takarítható meg.

Nézzük meg azt a három megoldást, amely érezhetően csökkentheti egy vállalkozás adminisztrációs terheit: az elektronikus aláírást, az elektronikus számlázást és az elektronikus archiválást.

Elektronikus aláírás használata

Az elektronikus aláírás segítségével magánjellegű és vállalati elektronikus dokumentumokat is hiteles módon írhatunk alá.

Az elektronikus aláírás használata azért előnyös, mert segít biztosítani az elektronikus dokumentumok hitelességét:

• az aláíró nem tudja letagadni az aláírás tényét,
• a dokumentum tartalmában az aláírás után történt bármilyen változás kimutatható,
• megfelelő aláíró tanúsítvány használata esetén a dokumentum megfelel a jogszabályi követelményeknek is.

Az elektronikus aláírás használatának előnyei

Az elektronikus aláírás a mindennapi online munkavégzés során gyorsabbá és egyszerűbbé teszi az elektronikus dokumentumok hitelesítését.

Az elektronikus aláírás különösen hasznos

• szerződések aláírásakor, amikor a felek térben vagy időben nem ugyanott tartózkodnak;
• közbeszerzési eljárásokban, ahol egyre több esetben elvárás az elektronikus aláírás használata;
• amikor a vállalkozás csökkenteni szeretné a nyomtatási, postázási, irattározási és dokumentumtárolási költségeit;
• amikor a cél a papírmentesebb, gyorsabb és hatékonyabb munkavégzés;
• amikor az elektronikus dokumentumokat jogszabályi előírások alapján hosszabb ideig kell megőrizni, például számviteli bizonylatok esetén.

Az elektronikus aláírás tehát nemcsak kényelmes megoldás, hanem a vállalkozás adminisztrációs terheinek csökkentésében is fontos szerepet játszhat.

A Polysys elektronikus aláíró szoftverei vállalatoknak készültek: néhány tucat dokumentumtól akár napi több százezer dokumentum hitelesítéséig használhatók. Ezek a szoftverek szoftverei több mint 20 éves szakmai tapasztalatra és független fél által tanúsított technológiára épülnek, amely követi az eIDAS, valamint a vonatkozó jogszabályi és műszaki követelményeket is – különösen előnyös választás lehet azoknak a cégeknek, ahol szigorú vállalati, jogszabályi vagy közbeszerzési elvárásoknak kell megfelelni.

Elektronikus számlázás

Az elektronikus számlázás az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy egy vállalkozás csökkentse a mindennapi adminisztrációs terheit. Nem kell számlákat nyomtatni, borítékolni, postázni vagy papíron rendszerezni. A számlák gyorsabban elkészülnek, könnyebben visszakereshetők, és a könyveléshez is egyszerűbben továbbíthatók.

Az elektronikus számlázás különösen hasznos akkor, ha a vállalkozás sok ügyféllel, rendszeres számlázással vagy online értékesítéssel dolgozik. Segítségével átláthatóbbá válik a számlázási folyamat, csökken a hibalehetőség, és kevesebb idő megy el a kézi adminisztrációra.

Fontos azonban, hogy az elektronikus számláknál biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ez egyszerűen azt jelenti, hogy bizonyítható legyen, kitől származik a számla, ne lehessen észrevétlenül módosítani, és a megőrzési idő alatt is olvasható maradjon. Ennek egyik erős és jól ellenőrizhető módja az elektronikus aláírás és az időbélyeg alkalmazása.

A vállalkozásoknak azért éri meg, ha az elektronikus számlákat saját rendszerükben digitális aláírással és időbélyeggel hitelesítik, mert ezzel már a számla kiállításakor támogatják a digitális archiválási rendelet követelményeinek későbbi teljesíését.

A digitálisan aláírt és archív időbélyeggel ellátott számlák esetén biztosítható a számla hitelessége, sértetlensége és olvashatósága a teljes megőrzési idő alatt.

Digitális archiválás

A digitális archiválás segítségével a papíralapú iratok elektronikus dokumentummá alakíthatók, majd a digitális archiválásra vonatkozó szabályok szerint hitelesen megőrizhetők.

Ha a dokumentumot megfelelő módon digitalizálják, elektronikus aláírással és időbélyeggel látják el, majd szabályos elektronikus megőrzési rendszerben tárolják, jelentősen csökkenthető a papíralapú irattárolás mennyisége és költsége.

Ez hosszú távon kevesebb irattári helyet, egyszerűbb visszakeresést és átláthatóbb dokumentumkezelést jelent a vállalkozás számára.

További friss híreket talál a Technokrata főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!