A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) a kkv-k között is egyre népszerűbb megoldás, amely számos kézzel fogható előnyt jelent. Ilyen például a jelentős hatékonyságnövelés, az időmegtakarítás és a nagy mértékű költségcsökkentés. Az RPA emellett a munkaerőhiány kivédésében is nagy segítséget nyújthat.

A szervezeti folyamatok döntő befolyást gyakorolnak egy vállalat teljesítményére. A hatékonyan szervezett folyamatoknak köszönhetően nő a szervezet eredményessége és csökken a felesleges erőforrás-felhasználás. Az informatika és tudomány jelenlegi szintje pedig már a folyamatlépések automatizálását is lehetővé teszi. Vagyis a folyamatlépések helyettesíthetők szoftveres robotokkal – ez az RPA: Robotic Process Automation. Ezek a szoftverrobotok legtöbbször adminisztratív munkakörökben váltják fel a humán munkaerőt.

A kkv-k és az RPA

Első hallásra sokan arra gondolnak, hogy a robotizáció elsősorban a nagyvállalatok, sőt, a multinacionális óriáscégek számára lehet érdekes. Pedig az igazság az, hogy a robotizáció mára egyszerűen, alacsony beruházási költségek mellett is hozzáférhető a kisebb cégek számára is.

Megfelelő előkészítés és elemzés esetén ráadásul akár egy éven belül megtérülhet ez a befektetés. Az elmúlt években a gyártó, kereskedő és szolgáltató cégek között számos példa van, ahol eredményesen használták ezeket a megoldásokat. Ennek köszönhetően már az első évben megtérülést értek el.

A robotizáció terjedése egyébként világtrend. A Global Market Insights prognózisa szerint az RPA piaca 2024-re az Egyesült Államokban meghaladja az 5 milliárd dollárt. A Grand View Research pedig arra jutott, hogy az RPA globális piaca 2024-re elérheti a 8,75 milliárd dolláros plafont is. A hazai szakértők ebben látják az egyik lehetséges megoldást az egyre égetőbb munkaerőhiány enyhítésére is.

Mit nyerhetünk az RPA bevezetésével?

Egy átlagos cég esetében, bármelyik ágazatban vagy területen tevékenykedik, a működési folyamatok egy adott része néhány ritka kivételtől eltekintve biztosan automatizálható. A döntően manuális, repetitív, monoton, back office műveleteket végző munkatársak feladatai például tipikusan ilyen terület.

A folyamatok automatizálásával akár 40-120 órányi adminisztratív munka kiváltható, így az emberi tevékenységből eredő hibák legnagyobb részét ki lehet iktatni. Sőt, a Grand View Research adatai alapján még a 65%-os költségcsökkenés sem irreális az RPA bevezetésének köszönhetően. A különféle szakértői becslések pedig 20-30%-ra teszik a robotizációval elérhető hatékonyságnövelést.

Milyen területeken és tevékenységeknél érdemes bevezetni?

 Az RPA alkalmazásának jellemző területei a HR, a könyvelés, a logisztika, a Customer Service/ügyféladminisztráció, a back office, az onboarding folyamatok támogatása. Illetve a standardizált, beolvasható bemenetek (pl. Excel, Word, e-mail, ppt, xml, beolvasható pdf stb.), az egyértelmű szabályok mentén megvalósuló folyamatok, vagy akár az IT egyes területei.

Konkrét tevékenységekre lebontva néhány példa:

• riportkészítés,
• vevő/szállító pénzügyi folyamatok,
• e-mailek, hivatalos dokumentumok automatikus feldolgozása,
• űrlapok kitöltése,
• adatrögzítés, illetve -feldolgozás,
• standard könyvelési folyamatok,
• bankkártyaletiltás,
• inkasszó kezelése,
• stb.

A robotizáció tehát minden olyan tevékenységnél, ahol nagy mennyiségű standard adatot dolgoznak fel manuálisan, hatékonyan és jelentős megtérülés mellett alkalmazható.

Az RPA előnyei

• Az egyes vállalati folyamatok időtartama (akár radikálisan) csökken.
• A humán munkaerő költségei jelentősen mérséklődnek.
• A munkatársak átirányíthatóak más, komplexebb munkavégzést igénylő, nagyobb hozzáadott értékű területekre.
• A feladatok folyamatos elvégzése 0-24 órában.
• A humán munkavégzésből eredő hibák és tévedések tökéletes kiküszöbölése.
• A folyamatautomatizálás a meglévő rendszerekkel is összehangolható.
• Az RPA viszonylag gyorsan implementálható és rövid időn belül megtérül.
• Növekvő ügyfélelégedettség.

Az RPA hazai alkalmazása egy konkrét esettanulmány tükrében

Annak érdekében, hogy a folyamatautomatizálást egy gyakorlati példával is illusztráljuk, tekintsük át egy hazai tanácsadó cég esettanulmányát.

Az alábbi ábrán a Proman Consulting egyik, nagykereskedelemmel foglalkozó ügyfelénél végzett RPA-implementálását feldolgozó esettanulmányának összefoglalója látható. Annak érdekében, hogy a fölösleges munkát és az értékes, megrendelő oldali erőforrás-felhasználást elkerüljék, a robotizáció során egy iteratív megközelítést alkalmaztak.

A fent leírt feladatok 20 szakértő nappal 2 hónap átfutási idő mellett valósultak meg.