A nagyszámú, nem tervezett, koronavírussal kapcsolatos betegjelentés és a nyári szabadságolási szezon jelenleg sok vállalatnál magas hiányzási arányt okoz.

Ez azt jelentheti, hogy a munkafeladatokat kollégáknak kell átvenniük, vagy akár el is maradnak. Sok esetben a vezetők most szembesülnek azzal a kihívással, hogy rövid időn belül át kell tekinteniük a prioritásokat, át kell szervezniük a projekteket és a munkafolyamatokat. Biztosítaniuk kell, hogy a helyettesítő munkatársak gyorsan megkapják az összes szükséges információt és fájlt, és a lehető legzökkenőmentesebben folytathassák a folyamatban lévő projekteket. A csapatban maradó alkalmazottak számára megnő a stressz szintje.

A világosan meghatározott és IT-támogatott folyamatok, amelyek rugalmasan működnek az irodából és otthonról, csakúgy, mint a szabadság, a betegszabadság vagy az otthonról ledolgozott idő egyszerű szervezési módjai átlátható és rugalmas munkafolyamatokat hoznak létre. Támogatják a csapatokat abban, hogy mindig naprakészek legyenek; megóvják az egészséget és a teljes munkaerőt; valamint csökkentik a stresszt – és akár a kiégést is.

„Az olyan globális események, mint a koronavírus-járvány, az ellátási lánc problémái vagy az ukrajnai háború, nem hagyják érintetlenül a vállalatokat és alkalmazottjaikat, számos hatásuk van, és gyakran különböző szinteken befolyásolják a munkafolyamatok tervezhetőségét. A jól bevált folyamatok kaotikussá válnak, megszakadnak vagy akár teljesen megszakadnak”

– mondja Sabine Riedel, az OTRS igazgatótanácsának tagja.

„Feltételezhetjük, hogy a tervezés ilyen bizonytalanságai a belátható jövőben sem fognak megszűnni. Azok a vállalatok, amelyek már most rugalmasan tervezik meg munkafolyamataikat, és a folyamatokat és feladatokat szisztematikusan és következetesen támogatják egy üzleti folyamatmenedzsment rendszerrel, növelhetik a csapat rugalmasságát, és szervezetileg tehermentesíthetik a munkatársakat. A szünetek aktív kihasználása és az elegendő leállási idő itt is fontos összetevők.”

#1 Tudatosan tartson szüneteket

Amikor egy csapatban nagy a munkaterhelés és hosszú a tennivalók listája, kontraproduktívnak tűnik, hogy aktívan odafigyeljünk a szünetekre és a kis szünetekre. Pedig ennek éppen az ellenkezője igaz: a szünetek – esetleg egy kis környezetváltozással és némi testmozgással – kikapcsolódást és más perspektívákat biztosítanak. Felfrissítik az elmét és a motivációt, és erőt adnak a megújult teljesítményhez. Az olyan munkahelyi légkör, amelyben a szüneteket és a pihenőidőt tudatosan felismerik és kihasználják, amelyben a munkavállalók megtalálhatják saját ritmusukat az aktivitás és a pihenés között, javítja a csapat hangulatát és rugalmasságát, még nagy
munkaterhelés mellett is. A munkavállalók egészsége, motivációja és teljesítménye megmarad.

#2 Az átlátható együttműködés további kiterjesztése

Az elmúlt évek világjárványa miatt a csapatok világszerte megtanultak jól együttműködni és strukturálni a kommunikációt még akkor is, ha nincsenek együtt egy irodában. A vállalatok sok esetben webalapú munkahelyekkel teremtették meg az ehhez szükséges informatikai infrastruktúrát: Az alapvető együttműködési funkciók mára valószínűleg világszerte a legtöbb vállalatnál kialakultak. Ezek közé tartozik a munkaidő és a szabadság, betegszabadság vagy otthoni munkavégzés miatti távollét átlátható kezelése, vagy a videokonferencia integrálása a kommunikációba. Ezek a világjárványban szerzett emberi, szervezeti és technikai képességek már jelentősen megnövelték a munkafolyamatok ellenálló képességét. Ezeket most tovább kell fejleszteni és finomítani, ahelyett, hogy visszatérnénk a korábbi “normál állapothoz”, és ragaszkodnánk például a vállalati irodában való jelenléthez.

#3 Egyértelmű folyamatok, döntések, jóváhagyások meghatározása

A világosan meghatározott folyamatok, erőforrások és felelősségi körök támogatják a csapat rugalmasságát a stresszes időszakokban – függetlenül attól, hogy például a feladatokat olyan kollégák helyett kell-e átvenni, akik rövid időn belül beteget jelentettek, vagy klasszikus szabadságon lévő helyettesítésre van szükség. Az olyan hatékony üzleti folyamatmenedzsment szoftverek, mint az OTRS, szisztematikusan támogathatják és automatizálhatják a csapatfolyamatokat és a kommunikációt. Digitalizálják a szabványosított munkafolyamatokat az összes szükséges erőforrással, jóváhagyással és felelős személlyel együtt. Ez azt jelenti, hogy az aktuális feladatok könnyen kiválthatók és automatikusan elvégezhetők, akár a kollégáikat képviselő alkalmazottak által is. Ez időt takarít meg, csökkenti a hibaarányt és biztosítja a professzionális
folyamatokat és kommunikációt. A csapat együttműködés minősége és rugalmassága nő – még stresszes időkben is.