A gyors és hatékony a céges rendezvényhelyszín-keresés titkai

Hacsak nincs már egy bejáratott lokációnk, a céges rendezvényeknek helyszínt keresni gyakran idegőrlő, hiszen annyi szempontnak kell megfelelni. Ebben a cikkben összegyűjtöttük a legfontosabb tényezőket, amelyeket érdemes figyelembe venni, még mielőtt elkezdenénk a telefonos egyeztetést a kiválasztott helyszínekkel.

Hogy hová kell menni?! – Avagy a tökéletes helyszín nyomában

Mielőtt nekilátunk helyszínt keresni, mindenképpen gondoljuk végig, hogy pontosan mi a rendezvény célja, és hogy ahhoz milyen hangulat, miliő illik. Belvárosi nyüzsgésre van szükségünk vagy inkább egy csendes, nyugodt, zöldövezeti helyszín lenne ideálisabb? Sötétebb, meghittebb enteriőrre van szükségünk vagy inkább világos, tágas terekre, ahol sok a természetes fény?

És bár a céges rendezvények többségét beltéren tartják, előfordulhatnak olyan tematikák, alkalmak, amikor a kültéri lebonyolítást is érdemes fontolóra venni.

Fontos az elérhető távolság

Apróságnak tűnhet, mégis fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető azok számára, akiknek részt kell, vagy akik részt szeretnének venni rajta. Ha céges rendezvényt tartunk, érdemes lehet csoportos leutazást szervezni, de vannak olyan létesítmények is, ahol a szolgáltatás része a transzfer.

Szolgáltatások minden esetre: minél több, annál jobb

A legtöbb rendezvényhelyszínen alap, hogy catering szolgáltatást is kérhetünk, ami nagyszerű, hiszen így nem nekünk kell gondoskodni arról, hogy legyen kávé és üdítő, sőt, az igényeinknek megfelelően hideg ételeket vagy akár komplett menüt is rendelhetünk. Ne felejtsünk el külön ajánlatot kérni a mentes lehetőségekről, hiszen manapság elkerülhetetlen, hogy egy csoportban legyen legalább egy ember, akinek speciális étkezésre van szüksége.

Fontos továbbá utánajárni annak is, hogy a helyszín milyen technikai eszközöket tud biztosítani: klímára, kivetítőre és színpadra egyaránt szükségünk lehet, de az sem utolsó szempont, hogy mennyire kényelmesek a székek; főleg akkor, ha hosszabb rendezvényre készülünk.

A helyszín mérete és elrendezése: Miért fontos?

Mindenképpen, legalábbis, ami a rendezvényhelyszínt illeti, hiszen ügyelnünk kell arra, hogy az összes résztvevő kényelmesen elférjen. Egy nagyobb szabású meeting, egy csapatépítő, egy konferencia vagy épp egy kiállítás mind-mind más paramétereket igényel: érdemes meggyőződni arról, hogy az adott helyszín befogadóképessége megfelel az igényeinknek.

Mindazonáltal nemcsak az adott rendezvényhelyszín kapacitása lehet sarkalatos pont, hanem az is, hogy a rendezvényünk milyen elrendezést igényel. A Hotel Golden Palace például egy olyan céges rendezvényhelyszín, ahol 8 rendezvényterem van, amelyekben a színházszerű elrendezést éppúgy meg tudják oldani, mint egy U-alakú megoldást, sőt, a hagyományos “iskolapad” szerű berendezés mellett kerekasztal beszélgetésre is van lehetőség.

A rendezvény időtartama

A legtöbb céges rendezvény általában csak egynapos, azonban csapatépítők és hosszabb konferenciák esetében előfordul, hogy több napig is eltarthat a program. Ilyenkor nagyon jól jön, ha a kiválasztott rendezvényhelyszínen szálláslehetőség is van, hiszen így a résztvevőknek nem kell ingázni, sőt, a reggelinél és a vacsoránál jut idő egy kis közösségi életre, networkingre is.

Ha a rendezvényünk során van néhány üresjárat is, hasznos lehet, ha a helyszínen van wellness részleg, esetleg tartozik hozzá egy park, ahová jó idő esetén kimehetünk sétálni. Ezek az apró extrák rengeteget hozzátesznek a rendezvény színvonalához, ha pedig a jelenlévők jól érzik magukat, nagyobb eséllyel zárjuk sikerrel és elégedetten az eseményt.

Ha a helyszínkeresés előtt alaposan végig gondoljuk, hogy a fentiek fényében mik az igényeink, célzottan fogunk tudni keresni, sőt, ha pontosan tudjuk, mire van szükségünk, azzal a rendezvényhelyszín dolgát is megkönnyítjük, így a szervezés és a rendezvényünk lebonyolítása is gördülékenyebb lesz.

További friss híreket talál a Technokrata főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!