Elkezdtek leszokni a papírról a cégek

A közelmúltban a Xerox „Digitalization at Work” címmel széleskörű, 600 amerikai és nyugat-európai IT–döntéshozó megkérdezésén alapuló kutatást készített, amiből többek közt kiderül az is, hogy üzleti életben még nincsenek felkészülve a papíralapúról a digitális dokumentumkezelésre való átállásra. Ennek ellenére a válaszadók azt jósolják, hogy 2018-ban már csak 9 százalékot fog kitenni a nyomtatott kommunikáció ebben a szektorban.

A felmérésből világossá válik, hogy a megkérdezettek 42 százaléka számára a legfőbb kihívást a papíralapú folyamatok menedzselésénél a költségek, illetve a dokumentumbiztonság jelentik.  Ennek ellenére a többségük (55 százalék) úgy ítélte meg, hogy a papír-alapú ügyintézés még használatban marad egy ideig. Sőt 29 százalékuk az e-maillel, vagy a közösségi médiás csatornák alkalmazásával szemben, továbbra is inkább a nyomtatott dokumentumokat fogja előnyben részesíteni az ügyfeleivel való kommunikációban. Ez annak fényében érdekes megállapítás, hogy a válaszadók 41 százaléka egyetértett azzal, hogy a digitalizáció csökkenti a költségeket, és 87 százalék megerősítette azt is, hogy rendelkeznek mindennel az átállás megvalósításához.

„A szervezetek előre látják a digitalizált jövőt, de a jelenlegi üzleti folyamataikat még mindig a papíralapúság határozza meg. Az elképzelések és az azok megvalósításához vezető lépések közötti diszharmónia az átállás megrekedését hozza magával.” – fejtette ki Andy Jones, a Xerox munkafolyamat automatizálásért, nagyvállalati műveletekért felelős alelnöke.

Mindezek ellenére a kutatás biztató jövőképet vázol fel. A válaszadók azt jósolták, hogy két év múlva, 2018-ban, már csak a kulcs üzleti folyamatok 9 százaléka lesz papíralapú.

Előtérben az automatizálás

A megkérdezettek úgy látják, hogy a munkafolyamat automatizálásokra leginkább a könyvelés (38 százalék), a költségjelentések (37 százalék), a számlafizetések (36 százalék) és a vevőszolgálat (35 százalék) területén lenne szükség a nagyvállalatoknál. Ezek mellett a kutatás rámutat arra is, hogy a cégek 40 százalékánál nincs valós megoldás a mobil munkaerő menedzselésére, 47 százalékuk nem rendelkezik, vagy nem fejleszti tovább a felhő-szolgáltatásait, illetve 45 százalékuk nem foglalkozik a „big data” elemzésekkel sem.

Miközben a felmérés azt is alátámasztja, hogy sok esetben jobb eredmények eléréséhez vezet a digitalizálás vagy a papír-alapú folyamatok újratervezése. Egyebek között az alkalmazottak nyomtatási szokásainak feltérképezésével, ott, ahol sok papírt nyomtatnak, hasznos információkhoz lehet jutni arról, hogyan érdemes a digitalizációba belefogni. Ennek fényében meglepő az, hogy a válaszadók 90 százaléka jelezte azt, hogy rendelkeznek megfelelő eszközökkel a nyomtatási szokások elemzéséhez, azonban csak 45 százalék nyilatkozott úgy, hogy azokat teljes mértékben használják is.

A Xerox a menedzselt nyomtatási szolgáltatások részeként rendelkezik munkafolyamat automatizálási megoldásokkal, amelyek révén a vállalatok nagyobb produktivitást érhetnek el és ezek egyben hozzásegítik őket a digitális átálláshoz is. Ugyanakkor a vállalat többféle automatizálási eszközt is fejleszt, hogy a lehető legszélesebb felhasználói kör számára biztosítsa portfólióját a vevőszolgálati központoktól kezdve a pénzügyi és könyvelési folyamatokon át az egészségügyi szektorig.