ORCHI Digitális Iroda: hatékony dokumentum- és iratkezelés

Az Océ Mérnöki Rendszerek Üzletága immár harmadik alkalommal rendezte meg szakmai napját. A rendezvény célja egyrészt a műszaki dokumentumkezelés – rajznyomtatás, rajzmásolás, szkennelés és nyomtatásvezérlő szoftverek – területén az Océ és partnerei által kifejlesztett legújabb megoldások bemutatása volt, másrészt az ügyfelekkel, partnerekkel való személyes kapcsolattartást szolgálta. A rendezvényen részt vettek a mérnöki tervezés, a dokumentum-menedzselés és archiválás szoftvereivel foglalkozó partnereik közül az ADM Kft., a grafhIT Kft., a Terc Kft. és a Unitis Rt., így a résztvevők a mérnöki dokumentumok előállításának, kezelésének és archiválásának teljes folyamatát megismerhették.

Az ADM Informatikai Kft. elsősorban az irodaautomatizálás, a dokumentum- és iratkezelés problémáinak megoldására nyújt magas színvonalú lehetőségeket. Legfontosabb terméke, az ORCHI Digitális Iroda napjaink felgyorsult üzleti életében kimagaslóan fontos levelezésünk, bizalmas adataink biztonságos tárolására, és a bennük rejlő információ gyors visszakeresése szolgáló programcsomag.

Az ORCHI rendszert úgy alkották meg, hogy a nagy mennyiségű (papír alapú vagy digitális) dokumentumot a lehető legbiztonságosabban lehessen tárolni – erről a digitális aláírások, a titkosítási megoldások, a szigorú hozzáférési jogosultságok gondoskodnak. Teljes egészében kiváltja a hagyományos iktatási módszereket: tetszőleges számú iktatókönyvet képes kezelni, így teljes mértékben feleslegessé teszi az átadó-, posta- és mutatókönyvek vezetését. A kitöltés automatizálható, a már meglévő iktatóállományokat képes átvenni. Az ORCHI alkalmas az iktatott tételekhez kapcsolódó állományok – szkennerrel beolvasott dokumentumok, képek, digitális iratok –, illetve a kapcsolódó azonosítók számítógépen történő tárolására, kezelésére. A program hatékony segítséget nyújt a mindennapi munkák (számlajóváhagyás, iratkezelés, helyettesítések) és a többlépcsős munkafolyamatok elvégzéséhez, amelyek ezáltal könnyen ütemezhetővé és ellenőrizhetővé válnak. Automatikusan kiosztja a feladatokat, figyeli a határidőket, figyelmezteti a felhasználókat, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki.

Az ORCHI rugalmas struktúrája miatt egyszerűen testre szabható, könnyedén illeszthető bármelyik cég szervezeti felépítéséhez. A munkafolyamatok grafikus adminisztrációs felületen érhetők el, a programcsomag több vállalatirányítási rendszerrel (SAP, Scala) és irodai alkalmazással (Microsoft Office, Exchange) integrálható, további erőssége, hogy teljes szövegű visszakeresővel látták el.