Connect with us

technokrata

Irodamenedzselés a Montanatól

Laptop

Irodamenedzselés a Montanatól

A Montana olyan irodai munkatámogató rendszert fejlesztett ki, amely a legkorszerűbb dokumentumkezelési, tudásmenedzsment, workflow és egyéb irodaautomatizálási megoldásokat egyesíti egy keretrendszerben.

A MonDoc rendszer célja, hogy a vállalatok/intézmények számára, ahol az Exchange Server alapú levelező és csoportmunka rendszer használata már bevett gyakorlat, költséghatékony, rugalmas informatikai háttérrendszert biztosítson a napi üzleti folyamatok támogatásához – mindezt a megszokott Exchange felhasználói környezetben.

A MonDoc a dokumentumok illetve dokumentumjellegű elektronikus iratok létrehozását, tárolását, visszakeresését és továbbítását támogató irodai csoportmunka rendszer. Működtetésével biztosítani lehet, hogy a belső tevékenység során keletkező valamennyi lehetséges információ egyszerűen hozzáférhető legyen, valamennyi napi tevékenység gondosan tervezhetővé, precízen követhetővé, jól dokumentálttá váljon. A rendszer alapváltozatban is biztosítja az ISO 9000 szabványoknak megfelelő belső működéshez szükséges informatikai hátteret. Az irodai munka támogatására szolgáló MonDoc megoldáscsomag kiterjed a pénzügyi, a kormányzati és a szolgáltatási szektor valamennyi fontos napi üzleti tevékenységére, amelyet a vállalatirányítási rendszerek nem, vagy csak részben fednek le.

A MonDoc többféle dokumentumtároló eszközt képes használni, de a dokumentumkezelés és tárolás feladatát legmagasabb szinten a Microsoft Sharepoint Portal Server terméke látja el a rendszerben. Szolgáltatásai közül a legfontosabbak: elemekre vonatkozóan beállítható verziókezelés, jogosultságok beállítása (akár elem szintig), a megszokott könyvtárszolgáltatások biztosítása (check-in, check-out).

A Sharepoint Portal Server a dokumentumok tárolására a naprakész “Webstore” technológiát használja: dokumentumtár-adatbázisa egypéldányos (single instance). Így lehetséges, hogy a MonDoc rendszer csak hivatkozásokat tartalmazzon egy adott dokumentumra, s ne kelljen azt a tárban redundáns módon tárolni. A MonDoc rendszer a Sharepoint teljes szövegben történő keresést lehetővé tevő keresőmotorját használja.

A MonDoc működésében kulcsfontosságú munkafolyamatok (workflow) vezérléséről két termék gondoskodhat: az Exchange 2000 Server belső folyamatkezelője, illetve az Exchange Server alapú professzionális workflow rendszer, az IcXpertFlow alkalmazás. A MonDoc munkatámogató rendszer teljes feladatkezelő funkcionalitását (például párhuzamos ágak egyidejű futtatása, grafikus folyamattervezés és követés, többszintű határidő figyelés, a folyamatok egymásba ágyazhatósága stb.) csak az utóbbi termékre épülve képes nyújtani.

A MonDoc rendszer alapja, hogy a napi munka során keletkező, és mások munkavégzéséhez szükséges adatokat, illetve a tevékenység nyomon követéséhez elengedhetetlen információkat szabványosított, elektronikus dokumentumokban tárolja egy közös nyilvános mappa rendszerben. Ezekhez az űrlapokhoz kapcsolódhatnak az irodai alkalmazásokkal (szövegszerkesztő, táblázatkezelő stb.) készített szabványos, vagy egyáltalán nem szabványosított egyedi dokumentumok.

Az űrlapok adatokkal való feltöltését munkafolyamat szabályozó “workflow” megoldás keretében irányítja a rendszer. A munkafolyamat egyes lépései során a szereplők a szervezet belső elektronikus levelező rendszerén keresztül kapott üzenetek megválaszolásával, a megfelelő mezők kitöltésével hozhatják meg a szükséges döntéseket, dokumentálhatják munkájukat. A rendszer egyszerű eszközökkel (e-mail, elektronikus űrlapok) biztosítja a munkafolyamatok végrehajtásának automatizálását (“workflow”), mintegy kézen fogva vezeti végig a résztvevőket az egyes lépéseken.

A MonDoc rendszer nem a hagyományos értelemben vett dobozos szoftver, hanem egy megoldáscsomag, amelyet minden egyes megrendelés estén az ügyfél igényeinek megfelelően lehet testre szabni. Ha egy szervezet be szeretné vezetni a MonDoc rendszer egyes moduljait, szükség van a belső működés felmérésére, az űrlapok, dokumentum típusok, és folyamat sablonok egyedi kialakítására, illetve speciális igények esetén egyedi szoftverfejlesztésre.



Szólj hozzá!

További Laptop

Technokrata a Face-en

Tesztek