Connect with us

technokrata

Mi lesz velünk, ha eltűnik a papír a föld színéről?

paprmentes

E-Környezetvédelem

Mi lesz velünk, ha eltűnik a papír a föld színéről?

Kevesen tudják, de az irodai feladatok egyharmada automatizálható lenne, azonban ez az arány ma Magyarországon alig éri el az 5 százalékot.

Az xFLOWer fejlesztőjének friss kutatása pedig kimutatta, hogy a munkaidő kb. 15%-a felesleges papírtologatással telik, így az adminisztratív bérek akár 13 százaléka, az összes költség 30%-a pedig könnyen kidobott pénz lehet. Ugyanakkor a digitalizálás kihívásai is megkövetelik, hogy a vállalati hatékonyság maximális legyen – különben oda a versenyelőny.

 

Magyarországon ma jellemzően papír-vezérelt életet élnek a cégek. A szakértők tapasztalata szerint azonban nem a papírt, hanem a felesleges papírhasználat okait kell megkeresni, és azokat megszüntetni. Ehhez elengedhetetlenek a folyamattámogató és dokumentumkezelő eszközök, amelyek a papír megszűnése után is működőképesen tartják a céget. Ráadásul egy jól kialakított folyamattámogató eszközzel – workflow-val – a vállalkozások kb. 30 százalékos összköltségmegtakarítást is elérhetnek – nem beszélve a hibalehetőségek számottevő csökkenéséről. (Ezen eredményeket a társaság 20 éves működése során, rendszeresen mért adataira alapozza.)

 irodaipapr

Bejövő, kimenő posta? Ügyfélpanasz kezelés? Űrlapok, engedélyek? Szerződések kezelése? Jóváhagyási procedúrákat kísérő levelezés? Sok cégvezető a homlokára csap, amikor átgondolja, milyen munkafázisok révén működik vállalkozása. Bizony, a legtöbben azt fogják látni, hogy a papírok irányítják a cég ügymenetét – mindez a legtöbb esetben párosul a munkaidő alacsony kihasználásával, és a bérek papírtologatásra kifizetett felesleges hányadával.

„Az egyik ügyfelünk megkérdezte az első találkozón, mi történik, ha teljesen eltűnnek a papírok az irodájából? Mi működteti majd a cégét? Nos, ebben rejlik a workflow esszenciája. Modelleztük és bemutattuk neki, melyik dokumentum milyen munkafolyamatot igényel, majd ezeket előre meghatározott lépésekre bontottuk, delegáltuk és nagyrészt automatizáltuk. Így a folyamatkezelő rendszer lett az irányító – az egyre inkább elektronikus vagy virtuális formában megjelenő – papír helyett. Ennél az ügyfelünknél a rendszerünk bevezetését követően az addig több napot és több munkatársat igénylő feldolgozói munka mindössze napi 3-5 órára apadt, a hibák szinte teljesen megszűntek. A felszabadult dolgozók hasznosabban tudták eltölteni az idejüket, a monotonitás csökkentése pedig növelte a kreativitásukat”

– mondja el tapasztalatait Szederkényi Zsolt, az xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője.

Majd hozzátette: sok esetben a döntéshozók nem konkrét problémák megoldására fókuszálnak; sokkal inkább a reklámokban, magazinokban látott hívószavak – például CRM, DMS, digitalizálás, coaching, stb. – alapján keresnek megoldást. Ugyan követik a trendeket, de a probléma megoldása nem ebben, hanem az irodai, üzleti folyamatok „leképezésében”, és azok észszerű átalakításában rejlik.

papr

Legfrissebb, májusban végzett primer kutatásuk a papírfelhasználásra tér ki, ami saját ügyfeleik körében, és egy 143 hazai kkv-t számláló minta bevonásával zajlott. A felmérés egyértelműen kimutatja, hogy az üzleti folyamatokat tekintve a vállalkozások 70 százalékának ügyvitele mérhetően gyorsabb és hatékonyabb lehetne az xFLOWer használatával. Az irodai papírfelhasználás (és a nyomtatási költségek) az ügyfelek 42 százalékánál csökkent, 13 százaléknál pedig ez az arány jelentős, legalább 50 százalék volt. A megkérdezettek fele véli úgy, hogy a papírmentes iroda legfőbb gátja a hivatalos iratok sokasága és azok törvényi előírásai, kötelezettségei. Így nem meglepő, hogy a vállalkozások 54 százaléka szerint komoly fennakadást okozna az ügyvitelt mozgató iratok hiánya. Viszont tanulságos volt látni, hogy a workflow bevezetése után a nyilatkozók 73 százaléka problémamentesnek nyilvánította a papírok „eltűnését”.

xflower-logo-nagy-mret

További E-Környezetvédelem

Technokrata a Face-en

Tesztek

kiemelt-kep
2018-volkswagen-arteon-photos-and-info-news-car-and-driver-photo-676567-s-original
SAN BERNARDINO, OCTOBER 29: Shipping orders go by on a conveyor belt at Amazon's San Bernardino Fulfillment Center October 29, 2013 in San Bernardino, California. Amazon's 1 million square-foot facility in the hard hit San Bernardino County has created more than 800 jobs at the center. Fulfillment centers are where products sold by other vendors on Amazon.com store their inventory. (Photo by Kevork Djansezian/Getty Images)
20170802_093113

Tesztek

Kipróbáltam a Kingston legújabb SD-kártya olvasóját

2017. augusztus 3. csütörtök
SAMSUNG CSC
SAMSUNG CSC

Mobil tesztek

Teszt: Megvizsgáltuk, milyen az új Honor 8 (video)

2017. május 23. kedd
uobelqc8

Mobil tesztek

Teszt: Megnéztük magunknak a Huawei P10 Plus-t

2017. május 4. csütörtök
SAMSUNG CSC

Laptop tesztek

Teszt: Fujitsu Lifebook U747 – A pehelysúlyú bajnok

2017. április 14. péntek
SAMSUNG CSC

Audió Eszközök

TESZT: iFrogz – Coda Wireless család

2017. április 11. kedd
SAMSUNG CSC

Okosóra tesztek

Teszt: Casio Edifice EQB-600

2017. március 28. kedd